Carlos Liébana: Optimizando el ecommerce con implementaciones de ERP
Contratar un ERP será, posiblemente, una de las decisiones más importantes a nivel de software, que se toma en una empresa.
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En esta edición #66 entrevisto a Carlos Liébana, CEO y fundador de Factor Libre. Resulta que, hace unos meses atrás, estuve hablando con Josep Casas sobre los principales retos que tenía un directivo para escalar su ecommerce y, me explicó que uno de los retos más importantes que tuvo en Naturitas, fue escalar el ERP. Porque se suele liar todo con el incremento de las operaciones y requiere de mucha optimización.
“No es lo mismo un ERP para vender 5 millones que para vender 40 millones”
Así que desde ese momento pensé que la persona ideal para profundizar en este aspecto, era Carlos Liébana. Mas que nada porque se dedica a ello desde hace 15 años.
Y si quieres conocer la visión de Carlos al respecto, no te pierdas la entrevista 👇🏻
✨ Antes de ir con la entrevista, te invito a participar en el primer estudio sobre la Gestión Eficiente de los Procesos Empresariales ✨
Entrevista a Carlos Liébana, CEO y fundador de Factor Libre
👉🏻 ¿Quién es Carlos Liébana?
Soy Palentino, aunque llevo muchos años viviendo en Madrid. Estoy casado y voy a ser padre primerizo en unas semanas. Llevo meses escuchando opiniones (solicitadas o no solicitadas) al respecto, por lo que no se que deparará la paternidad.. ¡pero está claro que va a ser un cambio en mi vida! 🙂
👉🏻 ¿Qué haces actualmente?
Soy el fundador y director de Factor Libre, una consultora tecnológica que ayuda a empresas de producto físico (propio o de terceros) a trabajar mejor, mejorando y automatizando procesos que se gestionan desde un software de gestión ERP basado en Odoo.
Estamos en una fase de crecimiento (actualmente somos 50 personas) y todavía tengo mucho foco en el día a día, lo que me permite tener una perspectiva más cercana de los proyectos. Ahora estoy en un proceso de delegar “hasta que duela” en mi equipo, hemos sido muy exigentes a la hora de contratar talento y no me da ningún miedo, pero no es un proceso sencillo así que mis responsabilidades realmente están evolucionando.
👉🏻 ¿Cuál es la filosofía principal de FactorLibre y cómo se refleja en la forma en que abordan las implementaciones de ERP para marcas?
Nuestro propósito es crear procesos de gestión de negocio más eficientes, rentables y sencillos. Lo conseguimos gracias a nuestro conocimiento de los procesos y metodologías, la herramienta ERP Open Source Odoo y uno de los equipos más amplios, con más experiencia y talento de nuestro sector.
De esta forma ayudamos a tomar una serie de decisiones claves en la gestión de un negocio y que producen unos beneficios evidentes:
Automatizar y optimizar procesos, ahorra en coste y tiempo
Gestionar mayores volúmenes de operaciones, genera más capacidad de crecimiento y rentabilidad.
Hacer más sencillo y efectivo su trabajo, aumenta la satisfacción y ayuda a conseguir los objetivos de la empresa.
Dicho esto, la visión viene definida incluso en nuestro propio nombre. Queremos que las empresas sean libres para construir, gestionar y evolucionar un ERP que realmente les ayude en su día a día. Por eso trabajamos con Odoo que es una solución de código abierto.
Nuestra filosofía radica en la personalización y transparencia. Las necesidades operativas de los proyectos van cambiando y el software de gestión, tiene que ir adaptándose a esas necesidades operativas y en general, a la evolución de la empresa.
👉🏻 ¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes que enfrentan las organizaciones al implementar un sistema ERP y cómo se pueden superar?
En todos estos años, me he dado cuenta que, a medida que las empresas crecen, la gestión eficaz de procesos se vuelve más complicada. Es entonces cuando suele aparecer esa necesidad de resolverlos de forma eficaz y viene acompañada (resumiendo mucho) de dos motivaciones:
Querer crecer de forma eficiente, rápida y ordenada.
Resolver problemas en las operaciones de algún área concreta
Luego los podemos subdividir en falta de sincronización de datos, formación del personal, corregir una configuración incorrecta, falta de actualización de los sistemas, problemas en la integración de herramientas de terceros, limitación en el escalado, personalización insuficiente, etc. Cada área puede tener los suyos.
El cómo se pueden superar, va más a veces de la mentalidad con la que se afrontan que con la parte técnica, que en este caso resolvemos nosotros.
Los CEOs y directivos deben comprender su rol en la gestión eficaz de los procesos. Esto pasa por tener información fiable, abundante e inmediata del funcionamiento de tus sistemas, ser proactivo e identificar los cuellos de botella y las ineficiencias del sistema y tomar medidas rápidas para rectificarlos.
Me considero una persona que empatiza bien con los problemas de los clientes, los siento como míos y se lo traslado así al equipo. Es muy importante trabajar las frustraciones que pueden surgir en un proceso de implantación de un ERP, desde que sea una implantación ordenada y secuencial para reducir la complejidad, a eliminar los costes ocultos, o que realmente cumpla las expectativas del cliente.
A partir de ahí, realizar una buena planificación de la implementación por fases, ejecutar con solvencia, que el equipo se capacite para aprovechar el rendimiento de su ERP y realizar un monitorización y seguimiento constante para anticiparnos a las necesidades.
👉🏻 ¿Cuándo es necesario que un ecommerce implemente un ERP?
Hasta hace poco hacía la broma que “igual que ser padre, nunca es buen momento”, tampoco lo es para implementar un ERP, pero ahora en las puertas de mi paternidad estoy más sensibilizado con el tema :)
Pero si que, a lo largo de mi experiencia, he visto algunos patrones claros:
Empresas con problemas graves inherentes a procesos que están mal diseñados y mal ejecutados en el ahora y que van a agravarse con un crecimiento. Esto les está haciendo perder dinero además de provocarles dolores de cabeza. Cuanto antes lo resuelvan mejor.
Empresas que tengan un potencial de crecimiento grande y sepan que necesitarán orden, procesos y metodologías para poder gestionar volúmenes más altos, rápidos y precisos de operaciones. Hay veces que es coyuntura de crecimiento del cliente que, por ejemplo, quiere abrir 10 tiendas y que su software de tienda física no está conectado con el almacén y no permite repartir cuándo y lo qué debe a todas de forma integrada, o que necesita vender el stock de las tiendas y no sólo la tienes la tienda física, sino que cada una de ellas tienen la tienda online independiente que atacan al mismo almacén o a varios.
Empresas cuyo software no llega al rendimiento necesario para adaptarse a su evolución. Han ido parcheando con distintas soluciones en función de sus necesidades, pero llega un momento, y creeme, siempre llega, que, si están haciendo bien las cosas en cuanto a crecimiento, las soluciones parciales que tienen no son capaces de acompañarlos en su crecimiento de forma personalizada e integral tal y como ellos necesitan.
Pero sobre todo, es necesario implementar un ERP no solo cuando sea necesario sino cuando se está concienciado. Debe de ser la materialización práctica de un proceso de mejora completo de la empresa, que requiere una fuerte implicación por parte del cliente.
Hablamos de contextos de cambios constantes, debe de ser una propuesta de mejora continua. Recomiendo siempre analizar bien todas las variables por lo que la solución y el implementador elegido, deben de acompañarte en ese cambio a largo plazo.
👉🏻 ¿Cómo ha sido la evolución desde vuestros inicios con la adopción en el mercado de instalar sistemas ERP, y qué ha cambiado?
El mercado ERP no para de crecer y de cambiar. Tradicionalmente, las soluciones ERP estaban reservadas para grandes empresas, con soluciones potentes pero muy complicadas y caras de implementar.
Sin embargo, las propias necesidades de las empresas y de sus clientes han hecho que afloren soluciones ERP “aptas” para “casi” todo tipo de empresas. Por ejemplo, los consumidores online están incrementando sus expectativas en el servicio una vez realizada la venta, quizás acostumbrados a estándares marcados por Amazon y compañía.
Un ERP eficiente ayuda a las empresas de ecommerce a gestionar mejor la cadena de suministro, por ejemplo, para satisfacer estas expectativas. Esto al final, también ayuda a crear una mejor experiencia de cliente.
Contratar un ERP será, posiblemente, una de las decisiones más importantes a nivel de software, que se toma en una empresa y hay grandes fracasos documentados al respecto, por lo que las empresas demandan soluciones de software que puedan evolucionar con ellos.
Nosotros somos pioneros y llevamos especializados más de 15 años en el ecosistema Odoo, que hemos visto crecer y evolucionar a su vez. Ahora bien, nos hemos especializado en empresas de producto (propio o de terceros, con foco B2C o B2B) y, bajo un marco 100% de código abierto, tenemos desarrollada nuestra propia versión ampliada y mejorada de Odoo.
👉🏻 La implementación de un ERP requiere la participación de múltiples equipos dentro de las empresas. ¿Cómo se asegura que el proceso de implementación sea fluido, y cómo se gestionan los posibles desafíos de cambio durante el proceso?
Algunos de los desafíos que suele surgir son la resistencia al cambio, la adecuación de presupuestos y la complejidad técnica. Nosotros no solo ayudamos a implementar la herramienta, sino que nos metemos en el core de la empresa y nos involucramos de lleno, trabajando codo a codo con nuestros clientes, para entender y alinear objetivos, presupuesto y expectativas, y así superar los obstáculos juntos.
La comunicación es un factor clave para conseguir que todo vaya bien. No solo afecta a que dirección de ambas empresas se alinee, sino que debemos implicar a todos los actores. Es así porque, más que clientes con contratos, establecemos relaciones.
Otro punto clave es la capacitación o activación. Esta depende de la resistencia que encontremos al cambio que, aunque sea para ser más eficientes, no todo el mundo lo acepta igual.
Por ejemplo, suele pasar que, cuando optimizamos o automatizamos un proceso, ampliamos la capacidad de gestión de otras áreas. Las empresas se dan cuenta de que pueden sacar muchos más pedidos al día, por lo tanto apretar más en la parte de marketing y ventas o desde recursos humanos ven que pueden hacer el trabajo de 3 personas con solo una.
👉🏻 ¿Podrías compartir un ejemplo de un proyecto complejo que hayan manejado y cómo lograron superar los obstáculos para garantizar el éxito del cliente?
Aquí es difícil seleccionar solo a uno, porque aunque nuestro trabajo es complicado, en general es muy gratificante ver sus resultados en todos nuestros clientes. Por hilar con alguien que hayáis entrevistado que sea cliente nuestro, un proyecto complejo pudo ser el de Naturitas.
Un saludo a Josep y a Esteban (que es el menos mediático de ambos pero un auténtico fuera de serie también), además del resto del equipo (Xavi en sus inicios, Roger, Mercé, Didac, Carlos, Laura, Nicola…)
Lo destaco porque fue extremadamente complicado seguirles el ritmo para consolidar en producción la primera versión de sus sistema. Todas las semanas surgían cosas nuevas, pruebas nuevas, cambios de almacén (vivimos 3 hasta empezar, ahora van camino del quinto), crecimientos de volúmenes locos… Era un contexto de mejora continúa, llevado al extremo :)
👉🏻 A medida que las empresas crecen, se enfrentan al desafío de integrar múltiples sistemas y bases de datos en diferentes áreas de la misma. ¿Cómo se puede ayudar a resolver este problema de integración y los procesos en toda la empresa?
Un sistema ERP centraliza la información y procesos, lo cual es vital para empresas en expansión. Permite la integración de múltiples sistemas y bases de datos, garantizando que la información fluya de manera eficiente y precisa a través de toda la organización, lo que es crucial para el sector eCommerce que requiere respuestas rápidas y efectivas. Por ejemplo:
Respecto al Almacén; el cliente quiere saber la disponibilidad de lo que se ofrece en la web, los responsables de almacén, compras o abastecimiento, quieren saber en todo momento qué artículos hay disponibles y los responsables de marketing, quieren saber el volumen de artículos y margen para decidir qué artículos promocionar.
Un ERP sincronizado con el inventario del almacén, puede solucionar estos problemas. Por ejemplo, si un pedido se procesa sin actualizar el inventario, se puede producir una venta de un producto que ya no está disponible, o repetir envíos de productos, de hecho, algún cliente nos ha comentado que le había ocurrido en el pasado.
Un ERP bien integrado con la gestión de pedidos, puede evitar problemas como que, si un pedido se procesa sin actualizar el estado del mismo en el sistema, se produzcan retrasos en la entrega o incluso pérdida del pedido. Una buena forma de optimizarlo:
Integrarlo con el módulo CRM, para que los pedidos se asocien a clientes y mejore así su atención, implementar automatizaciones.
Automatizar procesos como la facturación o el envío.
Tener un cuadro de mandos que te permita monitorizar, controlar y hacer seguimiento
Cuando coordinamos correctamente el ERP con otros sistemas utilizando los procesos de pago, evitamos muchos problemas en la gestión financiera y la reconciliación de pagos.
Cuando realizamos la integración del ERP con la gestión de la producción. Es importante que el ERP tenga la funcionalidad de seguimiento de la producción para que se pueda hacer un seguimiento de los procesos de producción y planificar adecuadamente la demanda.
Si el ERP no se integra correctamente con otros sistemas utilizados en las operaciones de la empresa, puede haber problemas en la gestión de la cadena de suministro y la eficiencia en la producción.
👉🏻 ¿Cómo puede un ERP mejorar la toma de decisiones estratégicas y operativas?
No solo para mí, sino para la toma de decisiones, es vital contar con funcionalidades de análisis y reportes que permitan visualizar tendencias y hacer proyecciones.
Informes que deben estar basados en datos fiables y actualizados. Con una correcta implantación, centralizamos la recogida y análisis de datos (aunque sean herramientas externas). Además, una interfaz intuitiva y la capacidad de integrarse con herramientas de análisis avanzado, podemos configurar módulos para su visualización y creación de informes de forma automática. Todos estos factores potencian aún más la toma de decisiones rápida y efectiva.
Por ejemplo actualmente estamos desarrollando conectores para las principales herramientas con las que suelen trabajar los eCommerces: Connectif, Deliverea, etc. Esto permite una integración completa de la información y facilita su acceso a golpe de clic.
Espero que esta entrevista te haya aportado ideas para aplicar en tu propio negocio. ¡Hasta la próxima edición de la EcomMartech!
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Entrevista espectacular. Muy buena información, clara, concisa, profesional y sobre todo de ayuda a la hora de tomar decisiones de cambio erp o de implementación inicial. No solo es importante elegir el erp, sino también a la empresa que facilite el proceso, que te dé seguridad por su experiencia y que sean especialistas. Bravo Carlos Liébana eres un ejemplo.